Was ist ein Content Management System und wie funktioniert es?

Content ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel zwischen Unternehmen mit seinen Kunden geworden. Die Zeiten, zu denen Content noch als "Nice-to-have” galt, liegen in der Vergangenheit.

Content ist zentraler Bestandteil von Unternehmen, der nicht nur relevant für die Marketing-Abteilung ist, sondern auch in jeden anderen Geschäftsbereich hineinreicht – wie Sales, Merchandising oder Development.

Dennoch gaben 42 % von Unternehmen an, dass sie nicht über die richtige Technologie zum Managen ihres Contents verfügen.

Hier kommen Content-Management-Systeme (CMS) ins Spiel.

Ein CMS hilft Ihnen bei der Umsetzung von groß-angelegten Content-Marketing-Strategien und dabei, den Content einfach in ihre Ecommerce-Strategie einzubinden. 

Während Ihre Developer:innen nicht mit in den Content Publishing-Prozess einbezogen werden, können sie jedoch problemlos Änderungen am Backend vornehmen, ohne das Content-Publishing zu unterbrechen.

Was ist ein Content Management System und wie funktioniert es?

Ein CMS ist eine Anwendung zum Managen und Veröffentlichen von Web-Content, die es mehreren User:innen ermöglicht, Beiträge zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen – ohne auf Developer:innen angewiesen zu sein. 

Außerdem verfügt es über Version Management und Authoring Workflows  – ideal, um große, globale Websites einheitlich zu halten. 

Wenn Sie ein Content-Management-System aufdröseln, finden Sie zwei Hauptkomponenten, die zur Erstellung Ihrer Website beitragen.

• Die Content Management Application (CMA) ermöglicht es Marketers, Merchandiser:innen und anderen Content Creator:innen, direkt mit Content zu arbeiten, ohne die IT-Abteilung einschalten zu müssen
• Die Content Delivery Application (CDA) fungiert als Backend der Website. Sie nimmt den Content auf, den Sie in die Templates eingeführt haben, und verwandelt alles in eine funktionierende Website, auf die Besucher:innen weltweit zugreifen können.

Web Content Management (WCM) ist im Prinzip nur ein anderer Name für CMS, denn ohne Akronyme geht es in dieser Branche nicht.

7 Must-Have-Features für eine CMS-Lösung

1. Sicherheit

Es ist unglaublich wichtig, dass Ihr Unternehmen vor Cyber-Angriffen geschützt ist. Angriffe unterbrechen nicht nur die Geschäftskontinuität, sondern verursachen auch hohe Kosten.

Einem aktuellen Bericht von McAfee zufolge könnten im Jahr 2018 bis zu 600 Milliarden Dollar durch Cyberkriminalität verloren gegangen sein. Cloud-basierte CMS-Systeme sind ein immer häufigeres Ziel von Cyberangriffen.

Daraus ergeben sich eine Reihe potenzieller Sicherheitsprobleme, wie z. B. Daten-Integritätsverletzungen, unbefugter Zugriff auf Daten und bösartige Codes und Scripts.

Die meisten CMS verfügen über relativ robuste Sicherheitsfunktionen, wie erweiterte Authentifizierung, strenge Erlaubnis-Beschränkungen, Firewalls und Schutz vor Malware-Angriffen.

2. Omnichannel und mehrsprachiger Support

Ein Web-Content-Management-System, das Content-Erstellung in mehreren Sprachen, über mehrere Kanäle hinweg unterstützt, macht diesen Job nicht nur spielend leicht, sondern gibt Brand- und Content-Manager:innen überall auf der Welt die Möglichkeit, lokalisierte Kampagnen auf den für ihre Märkte am besten geeigneten Kanälen durchzuführen, und gleichzeitig die globale Markenidentität zu wahren.

3. User-friendliness

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter:innen sie bei Ihren internationalen Projektumsetzungen unterstützen, sollten Sie zunächst den dafür eingerichteten Prozess so einfach wie möglich gestalten.

Die Verwendung eines Content-Management-Systems, das für die End-User:innen intuitiv ist und Ihren Mitarbeiter:innen eine schnelle Wiederverwendung von Branding-Komponenten wie Bildern, Designs und Erlebnissen ermöglicht, wird Ihre Teams dazu anspornen, das lokale Experience eigenständig zu verantworten – vor allem, wenn alle User:innen das System in ihrer bevorzugten Sprache verwenden können.

Ein System, das simple Genehmigungs-Workflows unterstützt, macht das Leben von Brand Manager:innen um einiges leichter und ist die perfekte Basis für Top-Performances im Globalisierungsprozess.

4. Testen und Experimentieren

Um Ihre weltweiten Teams bei der Lokalisierung Ihrer Brand in neue Märkte zu unterstützen, ist es wichtig, dass ihre Teams die Ergebnisse ihrer Projekte schnell auswerten und auf der Grundlage des Feedbacks eigenständig Maßnahmen ergreifen können.

Am einfachsten lässt sich dies erreichen, indem Sie sicherstellen, dass das von Ihnen verwendete CMS/WCM über integrierte Experimentier-Funktionen verfügt. Damit lassen sich Content- und Experience-Elemente einfach testen – sei es auf Desktop, Mobile oder einem anderen Kanal.

5. Personalisierung

Ein WCM-System, das die automatische Personalisierung von Elementen des digitalen Erlebnisses wie Kampagnen, Content oder Produktrastern ermöglicht, bietet globalen Teams mehr Flexibilität, da sie von einem globalen System aus problemlos Varianten des Website-Erlebnisses erstellen können.

Außerdem erhalten Unternehmen mehr Kontrolle über die globale Brand, was der Internationalisierung zugute kommt.

6. Analytics

Es empfiehlt sich Sie ein Content-Management-System zu verwenden, das über eine integrierte Analyse-Funktion verfügt, damit Ihre Marketing-Teams, Content Creator:innen und Brand Manager:innen mithilfe von lokalen Besucherdaten leicht Besucher-Trends und Möglichkeiten zur Verbesserung des digitalen Erlebnisses erkennen können. Noch besser ist es, wenn das System diese Informationen pro Persona bereitstellen kann. So können Sie den Content, den Sie Ihren Besucher:innen weltweit bieten, viel genauer optimieren.

7. Skalierbarkeit

Unternehmen, die ein Cloud-basiertes WCM nutzen, können ihre Globalisierungs-Aktivitäten viel schneller skalieren, da die Development-Teams in der Lage sind, Updates des digitalen Erlebnisses mit nur wenigen Klicks weltweit auszurollen und dabei von der permanenten Verfügbarkeit und kontinuierlichen Verbesserungen der Cloud-Anbieter profitieren.

Welche Arten von Content-Management-Systemen gibt es?

Digitalisierung ist ein essentieller Faktor für Brands geworden, was viele neue Kundenkanäle mit sich gebracht hat. Während Content immer zugänglich und einheitlich auf diesen Kanälen sein sollte, ist auch die teamübergreifende Zusammenarbeit immer wichtiger geworden und das Bereitstellen von relevantem Content für alle Kunden steht mehr im Fokus denn je. 

Im Laufe der Zeit kamen weitere Content-Management-Systeme dazu.

• Traditionelles / Coupled CMS

Das traditionelle CMS (manchmal auch als "gekoppeltes CMS" bezeichnet) ist wohl das einfachste in Bezug auf Layout und allgemeiner Funktionalität. Bei einem traditionellen CMS erstellen und bearbeiten User:innen ihren Content mit einem WYSIWYG- oder HTML-Editor, und das CMS zeigt dann den Content entsprechend der für das Layout verwendeten CSS an. 

Für wen ist es geeignet? Wenn Sie eine relativ einfache Marketing-Website erstellen möchten, ist ein traditionelles CMS durch seine Einfachheit eine gute Wahl.

• Decoupled CMS

Decoupled CMS, auch als entkoppeltes CMS bezeichnet, ist in mancherlei Hinsicht komplexer als das traditionelle CMS.

Die Vorteile eines entkoppelten CMS liegen in der Architektur, da es die Frontend- und Backend-Operationen voneinander trennt. Dadurch ist es Content Creator:innen problemlos möglich, Informationen in den Content Manager im Backend einzufügen und sich nicht um das Layout kümmern zu müssen, das vom Frontend-System gesteuert wird. 

Für wen ist es geeignet? Für eine leistungsstarke Architektur, die sicher und vielseitig ist, ist ein decoupled CMS aufgrund seiner vielen Features für Content-Marketers und Developer:innen ideal.

• Headless CMS

Die Architektur von "Headless" und "Decoupled" ist relativ ähnlich – beide zeichnen sich durch eine Trennung zwischen dem Content-Repository im Backend und den Publishing-Tools im Frontend aus. 

Im Gegensatz zu anderen Formen wird diese Architektur als "headless" bezeichnet, da sie nicht über ein bestimmtes Frontend verfügt, das für die Content-Darstellung zuständig ist.

Die Informationen werden über eine API auf verschiedenen Kanälen bereitgestellt und sind nicht nur mit einem einzigen Frontend verbunden. Im Wesentlichen ist die API für ein Headless CMS viel flexibler für die Bereitstellung von Informationen, da sie als Tool für jeden der Frontend-Teile existiert, um Daten aus dem Backend zu ziehen.

Für wen ist es geeignet? Für Teams, die eine große Menge an Content produzieren und Informationen über mehrere Kanäle bereitstellen möchten, ist dies die optimale Wahl.

5 Schritte, um eine CMS-Plattform zu wählen

[Schritt 1] Definieren Sie Ihre Vision: Die wichtigste Frage, die Sie sich zu Beginn eines CMS-Projekts stellen sollten, lautet: "Was will ich erreichen?" Mit einem kritischen Blick darauf, wo Sie derzeit stehen und wo Sie hinwollen, können Sie herausfinden, welchen Content, welche Daten, Tools und Integrationen Sie bereits haben – und welche Sie noch brauchen, um Ihre Vision zu verwirklichen.

[Schritt 2] Verstehen Sie die CMS-Features: Nachdem Sie festgelegt haben, was Sie mit Ihrer CMS-Implementierung erreichen wollen, sollten Sie ein Content-Management-System wählen, das mit dieser Vision übereinstimmt. Bestimmte Merkmale eines CMS können helfen, Ihr CMS-Projekt schneller voranzubringen und die täglichen Tasks zu beschleunigen.

[Schritt 3] Haben Sie die Kosten im Hinterkopf: Ein entscheidender Faktor bei jedem CMS-Projekt sind die Kosten. Dies gilt sicherlich für ein Enterprise Content Management System, das eine beträchtliche Summe ausmachen kann. Wenn Sie die Gesamtkosten eines solchen Projekts kennen, werden Sie weniger unangenehme finanzielle Überraschungen erleben.

[Schritt 4] Berechnen Sie Ihr ROI: Ein CMS ist eine Investition und sollte Ihnen daher eine Rendite garantieren. Es macht also Sinn, dass Sie als erstes herausfinden, wie viel Budget für dieses Projekt gerechtfertigt werden kann, indem Sie den Return on Investment berechnen.

[Schritt 5] Bestimmen Sie Ihr Budget: Nachdem Sie Ihre Rendite abgeschätzt haben, können Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie viel Budget für das Projekt gerechtfertigt wäre.

Wie Unternehmen Content-Management-Systeme nutzen

Bosch

Zu Zeiten, zu denen Amazon die Branchentrends bestimmt, ist es wichtig, dass B2B-Marken wie Bosch nicht ins Hintertreffen geraten. Da Bosch Power Tools mehrere Websites weltweit betreibt, war dem Unternehmen klar, dass seine Kunden von überall aus dasselbe maßgeschneiderte, digitale Erlebnis erwarten. Dementsprechend war die größte Herausforderung für die Geschäftseinheit, mehrere, einzigartige Erlebnisse auf Länderebene zu erstellen, bei gleichzeitiger Förderung und Abstimmung von ganzheitlichen Erlebnissen auf internationaler Ebene.

Eine weitere besonders knifflige Challenge, waren die Skalierung und das Management von Features und Updates mit mehreren CMS-Plattformen und Infrastrukturen auf regionaler Ebene. Bis dato ging Bosch seine Technologie-Fragen in der Regel auf regionaler Ebene an, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Nutzer:innen und Kunden gerecht zu werden. Der gewählte Ansatz beinhaltete, die Anschaffung eines neuen CMS und es dem bestehenden System aufzusetzen.

"Letztlich lässt sich dies aber nicht skalieren – außerdem ist das Management ineffizient und kostspielig. Die Region profitiert kaum davon, und der Aufwand und die Zeit kommen Bosch Power Tools weltweit nicht zugute" Sunny Mallavarapu, Digital Transformation Manager bei Bosch Power Tools.

Um die Diskrepanz zwischen den Experiences zu verringern und die Effizienz innerhalb des Unternehmens zu steigern, setzte Bosch Power Tools ein Headless CMS ein, welches die Organisation als Ganzes verändern würde.

Carrefour

Die Carrefour-Gruppe ist mit mehr als 12.000 Geschäften in 30 Ländern einer der größten Retailer der Welt. Das technische Team hatte bei der Suche nach einer neuen Experience-Management-Lösung eine Reihe von wichtigen Kriterien und benötigte ein Content-Management-System (CMS), das mehrere Teile des Customer Experiences unter einen Hut bringt. 

In einem wettbewerbsorientierten Evaluierungsprozess, bei dem mehrere Lösungen in Betracht gezogen wurden, entschied sich Carrefour für ein offenes und flexibles CMS, mit dem sich Ergebnisse schneller sehen lassen würden. 

Als die Corona-Pandemie sich Anfang 2020 in Europa ausbreitete, erlebte Carrefour eine hohe Nachfrage und ein Bestellvolumen wie nie zuvor. Wie meisterten Teams das? Mit ein wenig Hilfe seines Headless CMS ist der internationale Retail-Riese nun für ein erfolgreiches Experience Management und eine Plattform für die Zukunft gerüstet.

Weitere Artikel

An robusten, sicheren und agilen Content Management Systemen scheint es für Unternehmen mit digitalem Fokus kein Vorbeikommen mehr zu geben.

Mit dem Lesen dieses Artikels, sind Sie bereits einen ganzen Schritt weiter – egal, ob Sie Ihr derzeitiges System komplett überarbeiten oder Ihr existierendes Schritt für Schritt ändern möchten.

Werfen Sie außerdem einen Blick auf folgende Artikel, um alles Wissenswerte über CMS zu erfahren:

• Wie Sie das richtige CMS für sich wählen und auf welche CMS-Features Sie achten sollten

• Wie berechnen Sie den ROI für ein CMS-Projekt

•  Verstehen wie eine CMS Ihre Content-Strategie unterstützen kann

• Wie ein hybrides, modulares CMS Ihnen helfen kann, einen komplexen

• Content-Plan zu managen

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